Sedan någon dryg vecka har jag tagit tag i min brevlåda, min inbox för mejlen.
Det är ingen tvekan om att jag – precis som många andra – har ett enormt flöde av material in till min mejl. Det är pressmeddelanden, spam, tips, intern kommunikation, frågor och en hel del annat.
Jag har inte kollat, men det rör sig om hundratals mejl varje vardag. Lite mindre på helgen.
Det har blivit ohanterligt att bara har allt i samma hög och sedan söka. Jag har inte haft en bra struktur på arbetet.
Jag har ju läst om zero inbox (och sett filmen) men ändå inte trott på idén. Det har liksom varit för avlägset, problemet för stort. Men faktiskt: efter en rejäl nystart har jag nu helt nytt hopp om livet.
- Jag började med att rensa brutalt. Backup på hela databasen (man vet aldrig) och sedan bort med alla mejl som var äldre än februari i år.
- Jag ägnade en liten stund åt att avregistrera mig från nyhetstjänster och annat som jag var direkt ointresserad av – eller sådant som jag kan hitta på andra sätt. Exempelvis kollar jag ändå regelbundet LinkedIn och lär hitta de som vill skapa kontakt.
- Sedan några nya mappar – en för ”åtgärd direkt”, en för ”delegerat” och sedan flera nya för ämnen och områden.
- Tokfokus varje dag på att alltid ha tomt i min rot-brevlåda. Det som jag inte hinner fixa direkt läggs i ”åtgärd direkt”, vilket alltså innebär åtgärd under dagen. Detta rensande leder också till att jag slänger sådant som inte behöver sparas eller åtgärdas och att jag gör en bedömning av allt direkt. Inte ofelbart, men bättre än mitt gamla system.
Än så länge har detta fungerat över förväntan. Det krävs lite mer tid och fokus, men vilken lättnad det varit när man varit klar.
Tre saker måste jag fortsatt jobba på:
- Mejlen får inte bli bli min att-göra-lista. Det var risken även tidigare, men lika viktigt nu att jag inte prioriteras av andra.
- Personer som kräver svar på studs – det finns många sådana både på jobbet och utanför – får räkna med lite längre svarstider framgent. Jag behöver göra tydligt att jag inte kollar mejlen ständigt. Det leder till en oönskad ineffektivitet.
- Prioritera mejlen vid rätt tillfällen. I början var det en sådan kick bara att se brevlådan tom att jag nästan satt och väntade på nästa mejl. Det går ju inte såklart. Mejlen hanteras när det finns en kort lucka (i telefonen) och sedan någon gång rejält när jag sitter vid ett tangentbord, i praktiken ofta på kvällen.
Nästa steg i processen blir att tänka mer GTD, getting things done. Men det är som sagt nästa steg.